Comment maintenir la conformité avec le logiciel de gestion des stocks pharmaceutiques d’EMERGE App ?

Vous pouvez utiliser deux rapports clés dans EMERGE pour gérer la date d’expiration des produits :

• Le rapport de vue d’ensemble des stocks affiche tous les articles avec leurs dates d’expiration, le stock disponible, la quantité en stock et la valeur totale. Cela vous aide à suivre quels produits et en quelle quantité approchent de leur date d’expiration dans votre entrepôt.
• Le rapport de rappel des lots expirants extrait les articles que vous avez vendus aux clients et qui approchent de leur date d’expiration, avec les détails des e-mails des clients. Cela vous permet de rappeler aux clients les lots nécessitant une attention particulière, ce qui est particulièrement important dans le secteur pharmaceutique.

En cas de rappel ou de problème de contamination, EMERGE vous donne les outils pour réagir rapidement :

• Gestion des numéros de série et des lots : tracer et identifier précisément quel lot de médicament, dispositif médical ou équipement a été vendu.
• Traçabilité client : voir quels hôpitaux, cliniques ou pharmacies ont reçu les produits concernés afin de les avertir immédiatement.
• Ajustement et mise en quarantaine du stock : ajuster les niveaux de stock et marquer les produits comme mis en quarantaine ou restreints, afin de garantir qu’ils ne puissent pas être vendus par erreur.

Avec ces fonctionnalités, vous pouvez retirer plus rapidement les produits concernés du marché et contacter immédiatement les bons clients.

EMERGE vous offre deux options flexibles pour la tarification :

• Liste de prix : Vous pouvez personnaliser les prix des produits et les attribuer directement aux clients lors de la création d’une liste de prix, ou choisir d’appliquer la liste plus tard lors de la création d’une commande. Cette fonctionnalité est idéale pour les remises saisonnières, les campagnes de fidélité, ou les tarifs spéciaux pour les hôpitaux, cliniques ou distributeurs.
• Listes de tarification par paliers : Elles vous permettent de définir des prix fixes ou des remises en fonction du volume de commande. Plus la quantité achetée est importante, meilleur est le prix. Ceci est utile pour les commandes en gros ou les promotions saisonnières (par exemple, la tarification des vaccins contre la grippe).

Les deux types de listes de prix peuvent être attribués à des clients individuels ou à des groupes de clients que vous avez configurés à l’avance.

Dans EMERGE, ces trois fonctionnalités peuvent fonctionner ensemble : gestion des lots et numéros de série, suivi des stocks, ainsi que gestion des retours et échanges dans les cas de support après-vente. Voici comment cela fonctionne :

• Un dispositif médical peut se voir attribuer un numéro de série et une période de garantie lors de sa réception du fournisseur. Ce numéro de série reste lié au produit tout au long de son cycle de vie, de l’entrée en entrepôt à la livraison, et même après un retour.
• Grâce à ce numéro de série, vous pouvez suivre l’inventaire du produit en temps réel : s’il est encore en stock, en attente d’expédition ou déjà vendu.
• Lorsqu’un dispositif médical est retourné, vous pouvez utiliser la fonction Retour et Échange d’EMERGE pour gérer le processus. Dans le cas de support client, un numéro de série permet de retracer la commande d’origine et le retour associé, tout en vérifiant la période de garantie.
• Si une facture a été émise pour le produit retourné, EMERGE crée automatiquement une note de crédit correspondante. Le niveau de stock est ensuite ajusté lorsque l’article revient dans son entrepôt assigné.

Le logiciel de gestion des stocks pharmaceutiques EMERGE ne se limite pas à la gestion de l’inventaire : il inclut également les achats, l’exécution des commandes et le suivi financier. Voici ce qu’il permet :

• Le module d’achat intégré vous permet de créer et de gérer facilement des bons de commande (PO) pour les fournisseurs. Vous pouvez suivre le statut et les paiements de ces commandes dans la page de liste. L’historique de tous les bons de commande pour chaque fournisseur est affiché dans le module fournisseur.
• Lorsque les produits arrivent à l’entrepôt, vous pouvez leur attribuer un numéro de lot ou de série pour un suivi ultérieur. Le système mettra automatiquement à jour les niveaux de stock.
• Pour suivre la performance des fournisseurs, vous pouvez générer un rapport de performance de livraison afin de vérifier si les délais sont respectés. Cela vous aide à évaluer leur fiabilité.
• Dans le secteur pharmaceutique, un médicament peut provenir de plusieurs fournisseurs avec le même ingrédient actif (nom générique). Pour comparer les prix et les conditions, utilisez la fonction Demande de Devis d’EMERGE pour identifier le meilleur fournisseur.

Pour la gestion financière, avec le logiciel EMERGE, vous pouvez :

• Générer des rapports tels que le rapport de ventes, rapport de produits vendus et rapport d’achats, montrant le bénéfice, le revenu, la marge et le coût des marchandises vendues (COGS).
• Les relevés des comptes clients et fournisseurs affichent les crédits, débits et soldes par client ou fournisseur.
• L’intégration avec Xero et QuickBooks vous aide à gérer vos livres comptables avec précision et à exporter les données entre plateformes.
• Le mappage des comptes et taxes dans EMERGE garantit la synchronisation correcte des données financières avec le logiciel comptable.
• Les données financières telles que les factures ou coûts d’inventaire peuvent être synchronisées sans problème avec Xero et QuickBooks.
• Les statuts de paiement sont mis à jour en temps réel dans EMERGE pour un suivi précis.

EMERGE prend en charge la méthode FIFO ainsi que la gestion des lots et des numéros de série. Ces deux fonctionnalités vous aident à suivre et à éliminer avec précision les stocks périmés. Voici comment cela fonctionne :

• Chaque article ou groupe de produits peut se voir attribuer un numéro de lot ou un numéro de série lors de sa réception du fournisseur.
• Comme EMERGE utilise la méthode FIFO (First In, First Out), lorsque vous créez une nouvelle commande client, le système suggère automatiquement le lot le plus ancien. Vous pouvez également sélectionner manuellement un lot lors de l’expédition si nécessaire.
• Cette sélection de lot s’applique également à d’autres processus tels que les ordres de production ou les flux de projet (par exemple, la location de produits). Vous pouvez laisser le système suggérer le lot approprié pour les matières premières ou les produits finis.
• Dans les rapports d’inventaire et de produits d’EMERGE, vous pouvez consulter la date d’expiration de chaque article, ce qui vous aide à suivre les produits proches de leur date de péremption. Cela peut être facilement fait grâce aux filtres de plage de dates, rendant votre travail plus précis en quelques secondes.
• Vous pouvez également utiliser la fonction de rappel d’expiration des lots pour identifier les lots expirants et envoyer des rappels par e-mail aux clients ayant acheté ces articles.