Logiciel de gestion des commandes pour les entreprises de distribution et de commerce
Le meilleur logiciel de gestion des commandes offre une solution efficace qui gère le suivi et le traitement des commandes clients depuis leur création jusqu’à la livraison, en passant par les ventes, les stocks, l’exécution et le paiement.
Dans les entreprises de distribution en gros, les commandes peuvent souvent provenir de plusieurs sources, reflétant le besoin de multiples canaux de vente tels que la vente directe, les plateformes de commerce électronique B2B, ou via des courtiers ou des magasins en consignation. Cette réalité nécessite une coordination efficace entre plusieurs départements et personnes, incluant la collaboration entre le personnel d’entrepôt, les représentants commerciaux, les managers, les acheteurs, le personnel de livraison et les comptables. Elle exige aussi une collaboration avec des entités externes telles que les fournisseurs, les distributeurs, les prestataires de transport et de logistique.
Comment optimiser les systèmes de gestion des commandes grâce aux logiciels ?
Créer une commande rapidement
- Grâce à la fonctionnalité de gestion des produits d’EMERGE, vous pouvez définir des fourchettes de prix, mettre en place des tarifs par paliers, et personnaliser les listes de prix pour les clients. Ainsi, lors de la création d’une commande, la sélection de la bonne liste de prix ou d’un prix de vente spécifique pour chaque client se fait plus précisément et rapidement.
- Pour les ventes directes en magasin physique que certaines entreprises de distribution en gros peuvent avoir, nous proposons une fonction de création rapide de commande spécialement conçue pour les opérations de détail, lorsque vous avez besoin d’un processus aussi rapide et simple qu’un système de point de vente.
- Avec des informations claires sur le lot et la date d’expiration affichées avec l’article sélectionné lors de la création de la commande, nous espérons aider à rendre votre processus de vente plus précis et à utiliser l’inventaire plus efficacement selon la méthode FIFO.
- Des frais supplémentaires peuvent être ajoutés proportionnellement aux articles individuels ou à la commande entière pour répondre aux besoins de facturation de certaines entreprises mondiales de distribution en gros.
- Avec les commandes provenant de Shopify, vous pouvez facilement les importer dans EMERGE. Ces commandes seront automatiquement marquées comme Shopify, ce qui rend le suivi et les rapports plus précis.
Une application de gestion des commandes accessible depuis un smartphone, un iPad ou un ordinateur portable peut aider vos représentants commerciaux à créer des commandes en déplacement, vos consignataires peuvent soumettre des commandes pour votre revue, et les commandes provenant d’autres plateformes e-commerce peuvent être importées dans le logiciel.
Gérer les bons de commande dans un logiciel de gestion des commandes
Avec EMERGE, vous pouvez également gérer efficacement les bons de commande afin d’assurer la disponibilité et la ponctualité des ventes.
- Définissez un point de réapprovisionnement avec une quantité minimale afin que le système de gestion des commandes vous avertisse lorsque le stock atteint ce seuil. Les bons de commande seront automatiquement créés avec le fournisseur approprié que vous avez préalablement configuré, il vous suffit de les examiner et de les envoyer, sans vous soucier de leur exactitude.
- Si vous avez beaucoup de commandes mais souhaitez maintenir un stock réduit, la fonctionnalité de commandes en attente dans EMERGE peut répondre à vos besoins. Le système analyse toutes vos commandes de vente actuelles, les compare à votre inventaire et propose une commande en attente au fournisseur adéquat pour la quantité exacte de produit à acheter.
- Pour répondre au besoin de trouver des fournisseurs fiables dans le cadre d’une gestion de stock allégée, le rapport de performance de livraison des fournisseurs vous montre leurs performances, vous aidant à identifier les fournisseurs fiables.
Exécution des commandes et livraison dans le système de gestion des commandes
Un bon logiciel de gestion des commandes ne fournit pas seulement la fonctionnalité de gestion des commandes, mais suit également le processus d'exécution jusqu'à la livraison, rendant le processus entier fluide et efficace.
- À partir de la commande de vente, vous pouvez rapidement créer des expéditions partielles, complètes ou en dropshipping selon vos besoins. Le statut de livraison de toutes les expéditions est stocké dans le module d'exécution, où vous pouvez suivre et surveiller les expéditions ainsi que générer leurs factures.
- EMERGE supporte une version mobile où vous pouvez vous connecter via votre smartphone ou scanner. Cela aide votre personnel d'entrepôt à accélérer le processus de préparation en scannant les codes-barres. Toutes les informations sur les expéditions et commandes peuvent être facilement suivies sur votre téléphone.
- De plus, vous pouvez créer et imprimer des étiquettes barcode et d'expédition dans EMERGE. Nous supportons l'impression de plusieurs étiquettes à la fois au format A4 et d’une étiquette individuelle (5X2.5CM), une manière d'économiser de l'argent.
Facture, Paiement et Suivi du Statut de la Commande
- Suivez le statut de vos commandes avec des mises à jour en temps réel aux différentes étapes telles que En attente, Confirmé, En traitement, Expédié, et Livré. Vous pouvez également personnaliser ces statuts pour correspondre à votre flux d’activité. Cela vous tient, vous et vos clients, informés en permanence.
- En utilisant un système de gestion des commandes, vous pouvez configurer l'accès utilisateur pour vos employés afin d'assurer la transparence financière et spécifier les processus d'approbation pour les ventes, factures, achats afin de garantir l'exactitude et le contrôle.
- Avec EMERGE, vous pouvez facilement suivre les factures et paiements clients dans les Comptes Clients, et surveiller les reçus fournisseurs dans les Comptes Fournisseurs. Vos dossiers financiers restent bien organisés et accessibles avec des mises à jour de statut en temps réel. Vous pouvez aussi rapidement générer et émettre des notes de crédit pour les clients et des notes de débit pour les fournisseurs.
- EMERGE propose également une API ouverte, facilitant l’intégration avec vos passerelles de paiement et systèmes de facturation existants pour des transactions plus fluides et automatisées.
Gestion des Retours et Échanges
Dans de nombreuses entreprises de distribution en gros, le service après-vente, comme le soutien aux demandes des clients après l’achat d’un produit, est une priorité. Cette étape peut définir toute l’expérience d’achat du client. EMERGE propose un module CRM qui vous aide à organiser et centraliser proprement le service après-vente sans perturber vos rapports d’inventaire et financiers actuels.
- Les cas de support tels que les retours, échanges et demandes de remplacement peuvent être gérés efficacement dans le module CRM. Vous pouvez facilement choisir quel bon de commande appartient à quel client et identifier les articles nécessitant un support avec l’aide du logiciel.
- Tous les documents pertinents, y compris les demandes de retour/échange et devis, peuvent être attachés à chaque cas de support. Le système de gestion des commandes associera automatiquement ces documents à l’article, au bon de commande et au client corrects.
- Si une facture a été émise pour le produit retourné, EMERGE émettra automatiquement une note de crédit correspondant à la facture. Le niveau de stock sera ajusté en conséquence lorsque l’article sera retourné à l’entrepôt désigné.
Gestion des ordres de production
Pour certaines entreprises qui fabriquent et vendent en gros, EMERGE propose un module de production qui vous aide à surveiller en détail le processus de fabrication.
- Vous pouvez créer des modèles de production pour les lignes de produits qui ont un processus de fabrication bien établi. Ces modèles ne peuvent être consultés que par les personnes à qui vous avez donné accès, garantissant qu'aucune information sensible ne soit exposée.
- À partir des commandes de vente approuvées, vous pouvez créer des ordres de production si un article est en rupture de stock, ceci afin de maintenir un inventaire réduit et économiser de la trésorerie bloquée dans les stocks.
- La chaîne de production entière ou l’ordre de production sera suivi avec des informations complètes telles que le statut de chaque étape, la nomenclature, ainsi que des informations supplémentaires sur le lot ou la date d’expiration.
- Dans EMERGE, vous pouvez définir des unités de mesure de base et des unités supplémentaires. Cette approche des produits et des matériaux facilite la gestion et le suivi de manière plus détaillée. Cela aide également en fabrication lorsque certains produits nécessitent des formules complexes.
Plateforme d'achat B2B eCart
EMERGE propose une solution de gestion des commandes stable et rentable pour les entreprises de distribution en gros appelée eCart. Il s'agit d'une plateforme d'achat B2B où vous pouvez facilement inviter vos clients à faire leurs achats dans votre boutique personnalisée.
- Configurez des listes de prix pour les campagnes promotionnelles ou pour des clients fidèles individuels avec des prix fixes, des remises ou des tarifs échelonnés pour chaque article, voire pour des variantes de produits.
- La commande du client sera synchronisée et mise à jour avec votre commande de vente dans le flux standard. Vous pouvez également définir des approbations pour les commandes de vente provenant d’eCart.
- Les clients peuvent télécharger des documents tels que les commandes de vente, les expéditions, les factures ou suivre le statut des commandes de vente facilement de leur côté. Cela vous permet de gagner du temps pour les clients et les commerciaux tout en garantissant une expérience d'achat personnalisée pour le client.
- Toutes les informations clients concernant leurs achats auprès de votre entreprise, telles que la valeur totale des commandes passées, leurs achats sur eCart, les notes de crédit, les paiements ou toute dette, sont toutes stockées dans l’aperçu de chaque client dans EMERGE.
Intégration
- Pour la comptabilité : QuickBooks Online et Xero sont intégrés à EMERGE. Vous pouvez exporter sans effort des données financières importantes comme les factures, les paiements et les ajustements d’inventaire COGS vers votre logiciel de comptabilité.
- Pour la gestion des entrepôts : logiciel de gestion d’inventaire par code-barres entièrement intégré, vous permettant de scanner les articles pour les mises à jour d’inventaire, la préparation des commandes et accélérer les processus d’expédition.
- Pour le commerce électronique : Shopify, Magento et WooCommerce sont supportés, vous permettant de synchroniser votre catalogue de produits et d’importer directement les commandes clients dans EMERGE.
- Pour les factures et paiements : les intégrations Airwallex et Stripe vous permettent d’envoyer des factures numériques et de recevoir des paiements facilement, accélérant ainsi votre trésorerie. EMERGE prend également en charge les API ouvertes si vos clients ont besoin de méthodes de paiement alternatives.
- Pour la livraison et l’exécution : nous prenons en charge l’intégration avec ShipStation pour gérer les transporteurs, imprimer les étiquettes et suivre les livraisons pour vous.
Fonctionnalités de l'or
Demande de devis (rapport RFQ)
EMERGE propose une fonctionnalité utile appelée rapport RFQ KPI. Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs d'enregistrer les devis qu'ils obtiennent des fournisseurs. Elle permet de comparer les prix, les quantités minimales de commande (MOQ) et les délais de livraison estimés entre les fournisseurs. L'objectif est de trouver celui qui offre les meilleures conditions pour augmenter les bénéfices de l'entreprise.
Cela est particulièrement utile pour les entreprises de vente en gros ou de commerce qui traitent de nombreux devis et commandes de fournisseurs et de clients.
Avec le rapport RFQ, vous pouvez rendre vos opérations plus fluides, faire gagner du temps à vos employés et rendre votre entreprise plus efficace dans l'ensemble. Plus précisément, avec ces données, les utilisateurs peuvent facilement créer des bons de commande à l'aide du rapport RFQ. Il vous aide à évaluer dans quelle mesure votre personnel réussit à trouver les meilleurs fournisseurs/produits grâce au rapport RFQ KPI.
Voici les fonctions spécifiques :
- Liste RFQ : enregistre les prix des articles et les conditions d'achat pour faciliter l'établissement des devis.
- Rapport RFQ : combine les données RFQ pour comparer les conditions entre les fournisseurs et les données historiques. Cela facilite les achats en gros.
- Rapport KPI RFQ : collecte des mesures sur les performances des acheteurs, montrant leur réussite dans leurs achats.
Pour seulement 19 $ par mois ou 99 $ par an, pensez-vous que cela pourrait améliorer considérablement les performances de votre personnel en matière de prise de décision ?
Flux de travail de trading
Avec cette fonctionnalité, vous pouvez émettre des engagements de vente/achat annuels aux clients sur la base de contrats signés. Plusieurs lots de vente sont ensuite émis tout au long de l'année, chacun ajustable dans le cadre de l'engagement total. Les lots sont suivis avec des numéros uniques attribués pour un suivi facile.
Ce flux de travail convient aux entreprises ayant des engagements contractuels :
- Exploitations agricoles et plantations qui ne peuvent donner qu'une estimation de la production chaque mois mais qui sont sous contrat pour une année entière
- Entrepreneurs gouvernementaux ayant un engagement total mais qui sont tenus d'exécuter des quantités plus petites tout au long de l'année
- Entreprises de maintenance ayant des contrats avec des fournisseurs pour « réserver » des produits sur un contrat d'un an qui nécessite que les fournitures soient exécutées chaque semaine, chaque mois ou à la demande.
À partir de 99 $/mois ou 829 $/an, cette fonctionnalité offre une solution abordable pour gérer efficacement les obligations contractuelles et les chaînes d'approvisionnement.
Application de gestion des commandes dans le secteur de la distribution en gros de nos jours et ses défis
La gestion des commandes joue un rôle crucial dans le fonctionnement efficace des entreprises, en particulier dans les sociétés de distribution en gros. Le paysage de la distribution en gros a subi des changements notables, entraînant de nouveaux défis dans le domaine de la gestion des commandes.
Ces défis sont souvent façonnés par des facteurs tels que les progrès technologiques rapides, l'évolution des attentes des clients et la complexité des réseaux de chaîne d'approvisionnement mondiaux. L'intégration transparente aux plateformes de commerce électronique, la gestion de portefeuilles de produits diversifiés, la garantie d'une visibilité en temps réel sur les stocks et l'optimisation des processus d'exécution des commandes font partie des défis contemporains auxquels sont confrontées les entreprises dans le domaine dynamique de la gestion des commandes.
En outre, le besoin de sécurité des données et de conformité aux réglementations en constante évolution pose des défis permanents pour maintenir l'intégrité et l'efficacité des solutions de gestion des commandes.
Par conséquent, les solutions de gestion des commandes doivent s'adapter à ces changements pour maintenir des opérations fluides et efficaces. Pour identifier celle qui convient à votre entreprise, il est essentiel de comprendre d’abord les raisons qui rendent une telle solution nécessaire.
Pourquoi votre entreprise a-t-elle besoin d'un logiciel de gestion des commandes ?
Parce qu'un logiciel de gestion des commandes est une solution essentielle dans le commerce moderne, rationalisant l'ensemble du cycle de vie des commandes pour une excellence opérationnelle. Cette solution de gestion des commandes garantit précision, rapidité et adaptabilité, automatisant les tâches sujettes aux erreurs et renforçant les bases de votre entreprise. Grâce à une intégration transparente dans les systèmes essentiels, elle crée une plateforme unifiée pour une prise de décision éclairée, améliorant la collaboration interne et offrant une vue globale de la dynamique de votre entreprise.
L'adaptabilité du logiciel est essentielle pour faire face aux fluctuations du marché, aux changements de comportement des clients et à l'évolution des réglementations. Sa résilience devient un atout inestimable pour les entreprises qui s'efforcent de se développer et de se développer. En centralisant les informations, en favorisant la communication entre les services et en éliminant les silos, le logiciel d'achat de commandes améliore la productivité globale, créant un environnement coopératif aligné sur des objectifs communs.
Et EMERGE, un logiciel d'achat de commandes de pointe conçu pour élever vos opérations commerciales. Grâce à son interface conviviale, EMERGE garantit une expérience fluide dans la gestion des commandes, des stocks et des relations clients. Il va au-delà de l’automatisation, offrant une adaptabilité aux besoins commerciaux dynamiques et fournissant des informations en temps réel pour une prise de décision éclairée. EMERGE n’est pas seulement un outil pour les défis d’aujourd’hui ; c’est votre partenaire stratégique pour le succès futur dans le paysage en constante évolution du commerce moderne.
